Branża reklamowa i marketingowa pracują zdalnie

Już przed niedzielą w związku z rosnącą liczbą zachorowań na koronawirusa w naszym kraju, biura reklamy TVN Media i Polsat Media wprowadziły w swoich biurach zdalny system pracy, obligując większość swoich pracowników do wykonywania zawodowych obowiązków z domów, a spotkania z klientami ograniczono do minimum, większość realizując online, np. za pośrednictwem Skype czy w formie wideokonferencji.

- Zgodnie z zaleceniami - zarówno zewnętrznymi jak i otrzymywanymi wewnętrznie w Biurze Reklamy TVP ograniczono liczbę spotkań i tam gdzie to możliwe wykorzystano zdalne metody komunikacji, które obejmują zarówno maile, rozmowy telefoniczne, ale też wideokonferencje. Duża część zespołu przeszła na zdalny system pracy. Zasadnicza większość procesów, w tym wszystkie kluczowe, mogą być obsługiwane zdalnie - poinformowało nas biuro rzecznika prasowego TVP.

W trosce o bezpieczeństwo pracowników

Taki system pracy testowała już w ub. tygodniu część agencji, np. IPG Mediabrands, a stopniowo zaczęły ją wprowadzać agencje z GroupM (Wavemaker, MediaCom, Mindshare).

W piątek na zdalny system pracy przeszło Havas Media Group i dom mediowy MullenLowe MediaHub. - Ci, których charakter pracy zmusza do obecności w biurze korzystają z samochodów bądź taksówek w celu uniknięcia ryzyka zarażenia, a koszty podróży pokrywa firma. System zespołowej i indywidualnej pracy zdalnej był już przez nas niejednokrotnie stosowany, oczywiście w mniejszym wymiarze, w obecnej sytuacji wyjątkowej wprowadzone zostały dodatkowe zabezpieczenia technologiczne i logistyczne, wiec jesteśmy przekonani, że praca odbędzie się bezawaryjnie. Dodatkowo opracowaliśmy cały system zastępstw  w przypadku pojawienia się ewentualnych zachorowań wśród pracowników, co dodatkowo zabezpiecza procesy. W obecnym systemie będziemy pracować do 27 marca, potem w zależności od rozwoju wydarzeń będziemy dostosowywać się do dynamiki zmian - wyjaśnia Ewa Góralska, managing director w MullenLowe MediaHub.

W Dentsu zespół kryzysowy

Sławomir Stępniewski, CEO Dentsu Aegis Network Polska informuje w rozmowie z Wirtualnemedia.pl, że decyzja o przeniesieniu pracowników w tryb zdalny zapadła w ostatni czwartek. - Od piątku pracują tak wszystkie zespoły mogące wykonywać swoje obowiązki z domów, ale nasze biuro przy Czerskiej 12 pozostaje otwarte. Ponieważ od kilku lat inwestujemy w platformy i narzędzia cyfrowe wspierające pracę zdalną jesteśmy gotowi do świadczenia usług w takim trybie. W czwartek przeprowadziliśmy test w ramach którego co najmniej 50 proc. pracowników z każdego zespołu pracowała w domu.  Zorganizowaliśmy przewiezienie sprzętu do domów pracowników, którzy pracują na komputerach stacjonarnych lub potrzebują do pracy monitorów (głównie studio graficzne, kreacja). Nasze platformy pozwalają na korzystanie z nich także osobom z poza naszej organizacji, więc możemy pracować na nich wspólnie z naszymi klientami lub partnerami. Część naszych pracowników już w zeszłym tygodniu pracowała w trybie zdalnym, ograniczyliśmy także liczbę spotkań i kontaktów zewnętrznych. Do pracy z domu w pierwszej kolejności zachęcaliśmy kobiety w ciąży oraz rodziców małych dzieci. Nasi pracownicy otrzymali zakaz podróży służbowych, a osoby które wracały z zagranicznych wakacji prosiliśmy o wykonywanie swoich obowiązków zdalnie przez 14 dni - podkreśla w rozmowie z Wirtualnemedia.pl szef DAN Polska.

Dodaje, że w firmie powołano zespół kryzysowy, złożony z przedstawicieli zarządu, działów wsparcia i działów biznesowych. Pracownicy od początku na bieżąco byli informowani o podejmowanych przez nas działaniach. Zespół przygotował różne scenariusze, łącznie planem na wypadek stwierdzenia zakażenia u jednego z pracowników. Obecnie dział HR Dentsu pracuje nad przygotowaniem zestawu szkoleń online dla managerów, aby wesprzeć ich w działaniu w nowych warunkach.

Podwyższone procedury bezpieczeństwa

Z informacji uzyskanych przez nas w miniony piątek wynikało, że w OMD Polska wprowadzono podwyższone procedury bezpieczeństwa, pracownicy otrzymują regularne maile, które mówią o sytuacji w sieci jak i w Polsce. - Przygotowani jesteśmy do pełnej relokacji pracy z domu.  Na chwilę obecną, osoby które mają dzieci / kaszlą, mają katar, źle się czują / miały kontakt z kimkolwiek, kto wrócił z zagranicy są proszone o pracę zdalną. Pozostali, jeśli czują się dobrze, mogą pracować w biurze. Są zalecenia, żeby nie jeździć komunikacją miejską w godzinach szczytu. Spotkania staramy się przeprowadzać na call'ach.  Zaplanowaną na 25 marca konferencję odwołaliśmy - informuje Kaja Bielawska, PR manager w OMD Polska.

W Artegence już większość osób pracuje zdalnie, wprowadzono odgórnie narzędzia i zasady to regulujące, a w zarządzie agencji przydzielono osobę, która odpowiada za cały ten proces i prowadzi jego koordynację. - Już od jakiegoś czasu, w wielu przypadkach, klienci sami zaczęli ograniczać liczbę spotkań do tych naprawdę najważniejszych. Podobnie u nas. W niektórych miejscach konieczność organizacji pracy przedsiębiorstw, w tej wyjątkowej sytuacji, a także szybkiego wprowadzenia procedur chwilowo weszły na pierwszy plan. Myślę, że w niektórych organizacjach potrwa to chwilę, może tydzień, aż wszyscy odnajdą się w tej rzeczywistości. Na szczęście w dobie digitalu i licznych narzędzi do organizowania spotkań online, naprawdę jesteśmy w stanie funkcjonować bez konieczności spotykania się „face2face”, przez całkiem pokaźny czas – zaznacza Ewelina Gutkowska, head of communications w Artegence.

Spotkania "face-to-face" do minimum

W piątek 13 marca br. zdalny tryb pracowników całej agencji testowano w VMLY&R - w obu biurach w Warszawie i w Krakowie.  - Wszystkie niezbędne narzędzia i dostępy do nich, jak i zasoby zostały udostępnione pracownikom z poziomu chmury. Cała infrastruktura IT jest przygotowana do pracy zdalnej. Spotkania z klientami przeprowadzamy korzystając z digitalowych zasobów – tele- i wideokonferencje. Dzięki temu jesteśmy w stanie utrzymać porządek pracy, tak aby projekty i proces komunikacji oraz współpracy z klientami pozostał na niezmiennie najwyższym poziomie. Jako firma jesteśmy gotowi, by w razie wydłużenia okresu pracy zdalnej działać na tym samym poziomie, jak podczas standardowego dnia pracy w biurze. Ograniczyliśmy wyjazdy służbowe do niezbędnego minimum, uwzględniając zalecenia do całkowitego wyłączenia podróży do państw wskazanych na liście WHO. Osoby, które wróciły z wyjazdów zagranicznych służbowych, jak i prywatnych z zagrożonych obszarów obowiązuje dwutygodniowy okres pracy zdalnej - wyjaśnia Łukasz Majewski, PR manager w VMLY&R.

W identyczny sposób funkcjonuje agencja BBDO Warszawa. Tu, podobnie jak w innych agencjach też odwołano wszelkie zagraniczne podróże, a  spotkania biznesowe face-to-face ograniczono do minimum zachęcając klientów do komunikacji online. Radek Miklaszewski, PR manager agencji informuje, że niemal wszyscy pracują z domów, a ci którzy chcą przyjeżdżać do biura, mają taką możliwość.

Codzienne wewnętrzne telekonferencje

W agencji Schulz brand friendly zdalny tryb pracy obowiązuje od dziś i potrwa tydzień. - W ostatnich dniach wdrożyliśmy szereg procedur, narzędzi, szkoleń i testów, aby mieć pewność, że przejście całej agencji na tryb zdalny jest możliwe bez najmniejszego szwanku dla projektów. M.in. zadbaliśmy o przepustowość serwerów, wprowadziliśmy rytuały codziennych krótkich zespołowych telekonferencji na początek dnia, wyposażyliśmy wszystkich w zestawy słuchawkowe i odpowiedni sprzęt, wprowadziliśmy procedury rezerwowe w przypadku przeciążenia aplikacji do telekonferencji, a nawet niewydolności systemów e-poczty. Uważamy, że sytuacja, w jakiej się znaleźliśmy jest doskonałą okazją do wypracowania odpowiedzialności ludzi za kampanie i klientów, w związku z tym świadomie nie mierzymy czasu pracy aplikacjami, ale delegujemy dużą odpowiedzialność na małe zespoły i ich managerów. Wszystkie realizacje dla naszych klientów są kontynuowane zgodnie z planem. Dodatkowo wszelkie rekrutacje przenieśliśmy do świata wirtualnego - mówi Dominika Kozłowska, PR manager w agencji.

 - Niewątpliwie włączenie trybu "home office" w skali całej firmy będzie dla nas nowym doświadczeniem, jednak zdrowie pracowników, a w tym momencie wręcz dobro całego kraju, są na pierwszym miejscu. Jesteśmy przekonani, że zmiana trybu pracy w żaden sposób nie przełoży się negatywnie na działania dla klientów - mówi Marek Żołędziowski, CEO Group One, która od dziś też pracuje w systemie home-office. . - Jesteśmy w tej komfortowej sytuacji, że w naszym biznesie jest to możliwe. Infrastruktura narzędzi, z jakich korzystamy, pozwala nam elastycznie reagować na tę sytuację. Praktycznie każdy nasz pracownik działał w tym modelu i nie wpływało to w żaden sposób na spadek efektywności pracy - dodaje.

Kontrola efektywności pracowników

Pracownicy spółek wchodzących w skład grupy od dawna korzystają z laptopów pozwalających na mobilność oraz rozwiązań G-Suite umożliwiających przechowywanie plików w chmurze i dostęp do nich z dowolnego miejsca, czy sprzętu. Group One przyjęło także rozwiązania, które mają pomóc w kontroli efektywności: codzienne statusy zespołów, hang-out'y, czy zdalny dostęp do wszystkich narzędzi wewnętrznych i zewnętrznych. Firma posiada też biura w innych miastach, więc praca "na odległość" nie jest dla pracowników zjawiskiem nowym.

Zdalnie pracuje też większość agencji PR. Agencja H+K Strategies wprowadziła to rozwiązanie w miniony piątek.  - Mamy działające systemy teleinformatyczne pozwalające na pracę zdalną w zespołach klienckich i teraz te systemy wykorzystujemy w stu procentach. Elastycznie dostosowaliśmy się też do modelów pracy przyjętych przez naszych klientów. Obecnie wszystkie spotkania z klientami odbywają się drogą elektroniczną -  zapewnia w rozmowie z Wirtualnemedia.pl Grzegorz Szczepański, CEO agencji.

Pełny dostęp do zasobów firmy

W Solski Communications na zdalny tryb pracy już kilka dni temu przeszli rodzice małych dzieci, a od dziś pracują w ten sposób wszyscy. - Wdrożyliśmy procedury informatyczne pozwalające wszystkim pracownikom pracować w domu jak w biurze - mają pełny dostęp do dokumentów i skrzynek mailowych. Klienci zostali o tym  informowani. Z tego co mi wiadomo, nie są w przyszłym tygodniu planowane żadne spotkania z   entami, w razie potrzeby robimy tele- i wideokonferencje. Wszystkie telefony stacjonarne zostały  automatycznie przekierowane na telefony komórkowe konsultantów. A na głównym telefonie  będzie automatyczna informacja o czasowym zamknięciu biura i adresie mailowym, na który  należy pisać w pilnych sprawach - przekazał w rozmowie z Wirtualnemedia.pl Ryszard Solski,  prezes agencji.

W Walk PR zdalny tryb pracy jest możliwy, ale nie jest obowiązkowy. -  Do odwołania zachęcamy wszystkich do pracy zdalnej. Z klientami kontaktujemy się telefonicznie. kluczowym jest dla nas utrzymanie ciągłości działań, dlatego w miarę możliwości proponujemy zdalne statusy i telekonferencje - informuje Kinga Muszytowska, PR group account director w Walk PR.

Przez koronawirusa zamknięte sklepy oprócz spożywczych i drogerii

W piątek premier oraz ministrowie zdrowia oraz spraw wewnętrznych i administracji zapowiedzieli, że od soboty w całym kraju obowiązuje stan zagrożenia epidemicznego. Szef rządu wydało rozporządzenie, zgodnie z którym zamknięte na dwa tygodnie zostały wszystkie sklepy niespożywcze (z wyjątkiem drogerii i aptek), galerie handlowe, restauracje, puby i kina. Obowiązuje też zakaz zgromadzeń, w których bierze udział powyżej 50 osób.

W Polsce wykryto już 130 przypadków zarażenia koronawirusem SARS-CoV-2, trzy osoby zmarły.