Dumping cen w przetargach na usługi eventowe psuje rynek

Tematem przewodnim „okrągłego stołu” agencji eventowych i klientów był dumping cen w przetargach na obsługę eventów. W obradach wzięli udział przedstawiciele działów zakupów firm oraz agencji zrzeszonych w Klubie Agencji Eventowych. Stronę klientów reprezentowali Elena Dawidczyk (PKN Orlen) Renata Taberska (TUiR Warta) oraz Dorota Adamczyk (T-Mobile). Agencje eventowe reprezentowali Agnieszka Sołtysiak, z Entorfina Events, Rafał Krawczuk z agencji Plej i Mariusz Nowak z Ministry of Creativity. Moderatorem był Paweł Tyszkiewicz, pełnomocnik zarządu SAR.

W toku dyskusji ustalono, że pojęcie to jest znacznie szersze niż tylko sprzedawanie usług poniżej kosztów opłacalności. W tym pojęciu zawiera się również intencja wykluczenia konkurentów bądź destabilizacja rynku profesjonalnych usług.

Marketing Business Case nową kategorią nagród reklamowych Effie. „Marketing w Polsce trzeba wzmacniać”

Z czego wynikają oferty z cenami dumpingowymi? Przedstawiciele klientów podkreślali, że zdarzają się sytuacje, gdzie agencje nie odczytują właściwie przedmiotu zapytania ofertowego, agencje zwracały zaś uwagę na niezrozumiale konstruowane briefy. Dzieje się to zwłaszcza wtedy, gdy klient nie określa od początku budżetu na realizację zadania. Po stronie agencji dochodzi czasem do nadużyć w postaci zawyżania kosztów usług przy podawaniu kosztorysu eventu.

- Każda agencja inaczej konstruuje kosztorys. Można w nim podać pozycje, które nie są konieczne z punktu widzenia klienta natomiast uzupełniają wynagrodzenie agencji – przekonywała Dorota Adamczyk z T-Mobile.

Uczestnicy debaty stwierdzili, że część agencji proponuje klientom dużo niższe koszty realizacji eventu, ponieważ mają szereg zniżek u stałych podwykonawców (hotele, oświetlenie, nagłośnienie) – w takiej sytuacji nie można mówić o dumpingu cen.  Kupujący usługi agencji przyznali, że przy ustalaniu cen posługują się zestawieniami (benchmarkami). Pozyskują je z własnych doświadczeń przy organizacji eventów czy ogólnodostępnych danych i cenników.

Dyskutanci nie byli zgodni, czy firmy zamawiające event powinny od razu podawać przewidziany na ten cel budżet. Agencje chciałyby go znać, bo jak przekonywał Paweł Tyszkiewicz, to samo wydarzenie można zrobić za pomocą różnych środków.

Klub Agencji Eventowych zaleca zrzeszonym agencjom branie udziału jedynie w przetargach, w których zamawiający podają przynajmniej widełki budżetu oraz jeśli o jedno zlecenie walczy maksymalnie 5 firm. W przypadku nie spełnienia tych kryteriów, organizacja rekomenduje rezygnację z takiego postępowania.

Effie w tym roku bez Grand Prix. „Zabrakło kampanii przełomowych”

Ile agencji do pojedynczego postępowania?

Kolejnym z omawianych podczas dyskusji tematów był sam proces selekcji i liczby podmiotów zapraszanych do złożenia oferty. Dyskutanci próbowali ustalić, czy lepiej jest zapraszać do pojedynczego przetargu więcej czy mniej agencji. Przedstawiciele klientów wyraźnie rozróżnili w tym miejscu dwa tryby postępowania - RFI (request for information) i przetarg. Z punktu widzenia zamawiającego, w pierwszej opcji optymalne jest wysłanie pytania do nawet kilkunastu podmiotów, aby pozyskać wiedzę np. o cenach poszczególnych usług czy zasobach kreatywnych na rynku, i na postawie tego wyselekcjonować agencje, które dostaną zaproszenie do kolejnego etapu postępowania. Do przetargu zaproszenia powinno dostawać tylko kilka podmiotów, tak by dział procurmentu nie był zbyt obciążony liczbą ofert – a to często opóźnia datę rozstrzygnięcia przetargu.

Przedstawiciele agencji skarżyli się, że firmy zapraszają do przetargów zbyt dużą liczbę oferentów.  To sprawia, że szansa na wygranie znacznie się zmniejsza, a agencje by złożyć ofertę muszą ponosić duże koszty. Renata Taberska wyjaśniała, że dzieje się tak, ponieważ zawsze zdarzają się agencje, które mówią, że nie mają czasu, by przystąpić do przetargu.

Opłaty za udział w przetargach, różne drogi wyboru agencji

Rozmówcy poruszyli temat wynagrodzeń za udział w przetargach. - Niektóre firmy decydują się na rejection fee, bo chcą otrzymać lepszą obsługę – tłumaczył Rafał Krawczuk. Dorota Adamczyk z T-Mobile wykluczyła, by jej firma zaczęła stosować ten mechanizm, natomiast Elena Dawidczyk stwierdziła, że w PKN Orlen praktyka ta zaczyna być stosowana przy niektórych postępowaniach.

W czasie spotkania rozmawiano o różnych modelach wyboru agencji do obsługi eventowej. Wyróżniono dwa dominujące – wybór usługodawców w regularnie rozpisywanych przetargach lub długoterminowe umowy ramowe, podpisywane np. z dwoma, trzema agencjami. Uczestnicy debaty zgodzili się, ze każde z rozwiązań niesie za sobą szanse i zagrożenia. Do zawierania umów z nowymi agencjami zniechęcają skomplikowane procedury prawne. Dlatego wiele firm ma na swoich krótkich listach kilka agencji eventowych z którymi podpisuje umowy ramowe. Z drugiej strony zdarza się, że agencja w czasie obowiązywania umowy startuje w wewnętrznych konkursach, a nie zdobywa żadnych zleceń. Mając podpisaną umowę, agencja nie ma z niej zysku. To jednak sytuacje sporadyczne – zgodzili się dyskutanci.

Zgoda zapanowała także co do tego, że klienci powinni staranniej przygotowywać briefy, aby otrzymać w odpowiedzi przemyślane, satysfakcjonujące oferty.

Czym kierować się przy wyborze agencji?

Czynniki determinujące wybór agencji w przetargu to kolejny szeroko dyskutowany w czasie spotkania temat. Zarówno przedstawiciele agencji, jak i klientów zgodzili się, że cena nie może być jedynym kryterium wyboru partnera do współpracy. Uczestnicy spotkania wskazywali, że istotne znaczenie mają tzw. komponenty miękkie, czyli zaufanie i poziom kreatywny oferty, których nie sposób obiektywnie zmierzyć. Dlatego przy przetargach warto zastosować miks różnych czynników, aby optymalnie wybrać najkorzystniejszą ofertę. Uczestnicy spotkania wskazywali także, że warto brać pod uwagę np. doświadczenie danej agencji, które zwiększa w wielu przypadkach skuteczność i powodzenie realizacji projektu (istotne zwłaszcza przy eventach).