Co zmniejsza podatek dla firmy? Np. kawa, ale nie w restauracji

Każdy prowadzący własną firmę ma świadomość, że sprzedaż i generowanie przychodów uzależnione jest od zleceń. Im większa liczba kontraktów tym większe szanse na wyższe dochody. Każdy przedsiębiorca wie również, że podpisanie kontraktu poprzedzają negocjacje, długie rozmowy i ustalenia co do szczegółów zamówienia. W tym celu niezbędne są więc spotkania biznesowe. Trudno sobie wyobrazić takie spotkanie, które często może trwać wiele godzin, bez kawy, herbaty czy też ciastek. Taki poczęstunek jest standardem, którego zasadności nikt nie kwestionuje. Pojawia się jednak pytanie czy wydatki na ten cel można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Wydawałoby, że odpowiedź na to pytanie jest prosta i twierdząca. Nic bardziej mylnego. Okazuje się bowiem, że wypita przez kontrahenta kawa w siedzibie firmy może stanowić koszt podatkowy. Zdaniem organów podatkowych ta sama kawa zakupiona w restauracji kosztem już nie będzie. Uznają one bowiem, że ta druga jest reprezentacją, która jako wydatek jest wyłączona z kosztów uzyskania przychodów.

Wszystko zależy od… reprezentacji
To czy uwzględnimy w kosztach uzyskania przychodów wydatki na poczęstunek w czasie spotkań biznesowych zależy od kilku rzeczy. Pierwszą i bezsporną kwestią, niebudzącą wątpliwości podatników, jest ustalenie czy wydatki te wpływają pośrednio lub bezpośrednio na powstanie w przyszłości przychodów. Każdy podatnik uzna, że tak, biorąc pod uwagę fakt, że napoje czy też mały poczęstunek jest tak samo potrzebny w trakcie spotkania jak papier czy długopis.
Drugim krokiem powinno być sprawdzenie czy wydatek na poczęstunek znajduje się w katalogu wydatków, które nie stanowią kosztów uzyskania przychodów (art. 23 ust 1 ustawa o PIT i art. 16 ust.1 ustawy o CIT). Brak możliwości rozliczenia takich wydatków w kosztach uzyskania przychodów reguluje art. 16 ust 1 pkt 28 ustawy o CIT oraz art. 23 ust.1pkt 23 ustawy o PIT. Zgodnie z nim, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Przepis ten dotyczy jednak takich zakupów żywności, które stanowią wydatek reprezentacyjny. Kluczowe jest więc określenie co jest reprezentacją. Jeśli uznamy, że wydatki na zakup żywności są reprezentacją, zaliczenie wydatku do kosztów podatkowych będzie niemożliwe. Jeśli jednak nie zostaną one potraktowane jako reprezentacja, poczęstunek biznesowy będzie kosztem podatkowym. Kluczowe jest więc określenie czym jest reprezentacja.

Reprezentacja to okazałość
Pod pojęciem reprezentacji rozumie się „okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną”. Przenosząc tę definicję na grunt ustawy o podatku dochodowym  przyjąć należy, że reprezentacja to występowanie w imieniu firmy wiążące się z okazałością, w celu wywołania dobrego wrażenia. Problem w tym, że nikt nie wie co to jest okazałość ponieważ zależy ona od subiektywnej oceny. Dla jednego dobre wrażenie może zrobić kontrahent, który poczęstuje klienta kawą i ciastkiem. Inny znów uzna, że wystawny jest dopiero dwudaniowy obiad. Na tym tle rodzi się więc konflikt interpretacyjny, który trwa od wielu lat i jest widoczny w wydawanych interpretacjach.

Poczęstunek w firmie to nie jest reprezentacja
Organy podatkowe uznają, że poczęstunek (kawa, herbata, ciastka) w siedzibie firmy  nie wypełnia znamion reprezentacji z uwagi na to, że działanie takie nie jest  ukierunkowane na reprezentowanie firmy oraz budowanie jej prestiżu. Zdaniem organów poczęstunek firmowy w czasie trwania spotkania biznesowego służy wyłącznie zachęcaniu potencjalnych klientów do nabywania oferowanych usług bądź utrzymania kontaktów biznesowych czy współpracy. Co prawda koszty te dotyczą oficjalnych kontaktów biznesowych jednak z uwagi na zwyczajowy, nie związany z okazałością, charakter oferowanego poczęstunku i przyjmując ich nieznaczny koszt jednostkowy (na przykład równowartości kilkunastu złotych), nie stanowią one kosztów reprezentacji . Oznacza to, że w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatki na drobne poczęstunki dla potencjalnych kontrahentów w siedzibie firmy – mogą stanowić koszty podatkowe.(por.  interpretacja indywidualna z 10 sierpnia 2011r., ITPB3/423-238a/11/PST).

Poczęstunek w restauracji to reprezentacja
Stanowisko organów podatkowych jest zgoła odmienne, jeśli taki sam poczęstunek zostanie zaserwowany w czasie spotkania biznesowego nie w siedzibie firmy tylko w restauracji. Organy uznają bowiem, że z przepisów jednoznacznie wynika, iż ponoszone przez przedsiębiorcę wydatki na usługi gastronomiczne w lokalach zewnętrznych wiążą się z tworzeniem i utrwalaniem pozytywnego wizerunku firmy (reprezentacja), a zatem nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów. Ich charakter bezsprzecznie świadczy o kreowaniu pozytywnego wizerunku firmy, czyli kształtowaniu lepszego postrzegania podatnika na zewnątrz. Organy wydające interpretacje podatkowe uważają, że w odróżnieniu od spotkań organizowanych w siedzibie podatnika, w przypadku spotkań biznesowych w restauracji trudno mówić o braku chęci wyeksponowania zasobności podmiotu gospodarczego, zaś podawanym tam posiłkom (zwłaszcza w postaci lunchu, obiadu lub kolacji) odmówić cech okazałości i wystawności. Są to więc typowe wydatki reprezentacyjne.

Zdaniem organów podatkowych działania reprezentacyjne obejmują nie tylko imprezy czy spotkania organizowane z wielkim rozmachem, wystawne bankiety z ekskluzywnym menu. Istotny jest bowiem cel tych działań, którym w przedmiotowej sprawie jest stworzenie oczekiwanego wizerunku firmy, ułatwienie zawarcia umowy bądź kontraktu, stworzenie miłej atmosfery podczas spotkań z kontrahentami itd., w której partner będzie czuł, że jest traktowany z szacunkiem, właściwie "ugoszczony". Bez znaczenia pozostaje tu fakt, że taka forma spotkań roboczych, która obecnie jest szeroko rozpowszechniona ułatwia kontakty z kontrahentami. (por. interpretacja indywidulana z 10 sierpnia 2011, ITPB3/423-238b/11/PST).

Joanna Szlęzak-Matusewicz, Tax Care