Prowadzenie małej firmy wiąże się z takimi samymi obowiązkami, jak zarządzanie dużym przedsiębiorstwem. Nawet w kilkuosobowym zespole trzeba zadbać o dobry przepływ informacji i uporządkowanie firmowej dokumentacji umożliwiające szybką i efektywną pracę. Tymczasem w wielu mniejszych przedsiębiorstwach chaos w dokumentach i czasochłonne procedury ich przetwarzania wciąż pozostają piętą achillesową całej organizacji. Jak opanować papierologiczny bałagan i zyskać cenny czas?
Daj szansę nowoczesnym technologiom
Digitalizacja dokumentów nie jest już rozwiązaniem przeznaczonym wyłącznie dla największych rynkowych gigantów. Elektronizacja zyskała na popularności i podbiła serca również tych mniejszych przedsiębiorców, dla których priorytetem jest płynna komunikacja i sprawny obieg dokumentów w firmie. Co najważniejsze, nowoczesne techniki przetwarzania dokumentacji są obecnie na tyle uniwersalne, że bez problemu za ich pomocą firmy elektronizują nie tylko faktury, ale też akta pracownicze, umowy, zaświadczenia czy każdy inny dokument, do którego stały dostęp jest kluczowy dla działania firmy.
W praktyce proces digitalizacji jest niezwykle szybki i intuicyjny w obsłudze. Polega na zeskanowaniu dokumentu i dodaniu go do systemu - tym prostym sposobem można cyfrowo odwzorować i archiwizować niemal każdy dokument przetwarzany w przedsiębiorstwie.
- Elektroniczne rozwiązania są wybierane przez przedsiębiorców ze względu na to, że wpływają na wzrost wydajności pracy. Po oswojeniu procesu digitalizowania faktur przyszedł czas na elektronizację kolejnych typów dokumentów i wszechstronne oprogramowania. Firma może wprowadzać do takiego systemu dowolny rodzaj dokumentu co powoduje, że staje się on kompleksowym rozwiązaniem do zarządzania dokumentacją firmową - tłumaczy Edyta Wojtas, wiceprezes zarządu i analityk biznesowy w SaldeoSMART.
Nie trać czasu na szukanie dokumentów
Chaos w papierach to bolączka niejednego pracownika małej firmy. Problem ten nasila się zwłaszcza wtedy, kiedy pod presją czasu trzeba pilnie odszukać konkretną umowę czy zaświadczenie. Nierzadko proces ten przypomina szukanie igły w stogu siana, ponieważ tradycyjne formy archiwizowania dokumentów w opasłych segregatorach nie sprzyjają szybkiemu wyszukiwaniu konkretnych pism. Co istotne, łatwo wówczas o pomyłkę lub zgubienie danego dokumentu, a firma dopuszczająca się takich zaniechań przestaje być poważnie traktowana przez klientów.
Z pomocą w tym przypadku spieszy elektroniczne archiwum, w którym wszystkie dokumenty można przechować bezpiecznie i bez ryzyka ich utraty. Warto pamiętać, że jedną z największych zalet e-archiwum jest błyskawiczne wyszukiwanie dowolnego, potrzebnego pliku za pomocą tagu lub słowa kluczowego. Ponadto, cyfrowa archiwizacja dostępna jest dla każdego rodzaju dokumentu, co czyni ją kompleksowym rozwiązaniem dla firm, niezależnie od branży, jaką reprezentują.
- Nieefektywna, droga i przede wszystkim czasochłonna papierologia to ogromny problem polskich przedsiębiorstw. Elektroniczne rozwiązania pozwalają po prostu wyeliminować chaos, który wkrada się wówczas, kiedy musimy szybko znaleźć jakiś dokument. Co więcej, na straty z tytułu zagubionych dokumentów czy innych nieprawidłowości najbardziej narażone są małe firmy, dla których każda sankcja jest dotkliwa i zagraża ich wizerunkowi i płynności finansowej - dodaje Edyta Wojtas z SaldeoSMART.
Zorganizuj się podczas służbowej delegacji
Faktury i pisma generowane podczas wyjazdów służbowych potrafią zburzyć porządek nawet perfekcyjnie zarządzanej dokumentacji. Nic dziwnego, wszak pracownicy często zapominają o takich dokumentach lub dostarczają je nieterminowo. Problem ten można rozwiązać za pomocą systemów elektronicznych zintegrowanych z dedykowaną aplikacją mobilną, dzięki której pracownicy terenowi są w stanie bez problemu zarządzać dokumentami z poziomu swojego smartfona. Eliminuje to konieczność czasochłonnych dojazdów do firmy czy biura księgowego.
Kompleksowa elektronizacja dokumentów firmowych to panaceum na chaos spowodowany przestarzałymi procedurami zarządzania dokumentami. Czy tego rodzaju rozwiązania już wkrótce staną się chlebem powszednim na rynku? Czas pokaże. Jedno jest pewne: nawet niewielkie firmy zaczęły już dostrzegać potencjał w technologiach, które pozwalają im zaoszczędzony na administracji czas wykorzystać na kluczowe sprawy dla rozwoju interesów.
