Velux, renomowany producent okien dachowych, dołączył do grona firm, które zdecydowały się na przestrzeganie wskazówek i postępowanie zgodnie z najlepszymi praktykami podczas przeprowadzania przetargów na usługi reklamowe. Normy te zostały określone w dokumencie opracowanym przez EACA (The European Association of Communications Agencies) oraz WFA (World Federation of Advertisers). W Polsce od wielu lat międzynarodowe standardy są promowane przez Stowarzyszenie Komunikacji Marketingowej SAR, z którym Velux podpisał list intencyjny zobowiązujący do przestrzegania tych zasad.
Dokument „Wskazówki WFA/EACA/SAR na temat relacji klienta z agencjami i najlepszych praktyk w procesie przetargowym” odnosi się do obu stron biorących udział w postępowaniu – agencji reklamowej/domu mediowego i samego klienta. Jest to pomocne narzędzie, które standaryzuje cały proces – od określania realnych potrzeb i celów działań marketingowych, po tworzenie briefu, zarządzanie przetargiem, podejmowanie decyzji i utrzymywanie relacji z wybranym dostawcą.
– Zapoznanie się z ogólnie przyjętymi dobrymi praktykami w branży reklamowej ułatwiło nam określenie naszej roli i naszego podejścia do innych uczestników procesu przetargowego. Jesteśmy przekonani o tym, że postępowanie zgodnie z zasadami SAR-u wpłynęło pozytywnie na naszą współpracę z agencjami reklamowymi oraz, że w ten sposób mogliśmy przekazać wartości zgodnie, z którymi pracujemy na co dzień w VELUX – tłumaczy Agnieszka Cieśla, Marketing Communications Manager w VELUX Polska Sp. z o.o. – Staramy się być firmą modelową, która lepiej niż inne dba o swoich pracowników, ale także partnerów biznesowych. Wierzymy, że zapewnienie najlepszych warunków i kultury pracy wpływa pozytywnie na efekt końcowy podejmowanych wspólnie działań – dodaje.
Firma VELUX miała już okazję przeprowadzić przetarg na obsługę reklamową zgodnie z wytycznymi zawartymi we „Wskazówkach WFA/EACA/SAR”. W rozstrzygniętym w 2012 roku postępowaniu udział brały cztery agencje, spośród których oferta poznańskiej firmy GDP w najwyższym stopniu spełniała oczekiwania VELUX.
Zasady zawarte w dokumencie wpłynęły również pozytywnie na usprawnienie procesu przetargowego oraz uczyniły go przejrzystym dla wszystkich uczestników. Postępowanie zgodnie z międzynarodowymi standardami promowanymi przez Stowarzyszenie Komunikacji Marketingowej SAR oprócz pełnej transparentności pomagają także w wyborze oferty zaspokającej potrzeby i najlepiej spełniającej oczekiwania klienta, co zostało potwierdzone podczas ostatniego przetargu.
– Na przejrzystość procesu wpłynęły przede wszystkim jasno określone zasady rekrutacji agencji reklamowej, których trzymaliśmy się przez cały okres trwania przetargu. Dzięki nim byliśmy w stanie usystematyzować naszą wiedzę i umiejętnie przygotować informacje, które przekazane zostały zaproszonym do przetargu agencjom, a także usprawnić proces oceny. Naszym celem było wzajemne zrozumienie zagadnienia i jasne przekazanie oczekiwań stawianych naszemu przyszłemu dostawcy. Chcieliśmy by praca podczas przetargu była komfortowa dla wszystkich stron zarówno z punktu widzenia wykorzystania zasobów, a także z jasno określonymi ramami czasowymi – komentuje Agnieszka Cieśla.
Oprócz Velux, list intencyjny z SAR zdecydowały się jak dotąd podpisać Orange, PKO BP i PKN Orlen.
