Jak działa faktura elektroniczna? Kiedy można ją wysłać?

Zgodnie z definicją zawartą w przepisach ustawy o VAT, fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej, wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Mogą to być zatem dokumenty utworzone w programach księgowych czy w wersji PDF, które następnie nie są drukowane, tylko od razu wysyłane. Mogą to także być faktury papierowe, które zostały zeskanowane i wysłane mailem, o ile ich wersja papierowa nie zostanie wprowadzona do obrotu. Aby można było wysyłać do klienta faktury mailem, klient musi na to przed otrzymaniem pierwszej e-faktury wyrazić zgodę.

Rozpoczęcie przyjmowania e-faktur

Stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Nie ma obowiązku wyrażania zgody na otrzymywanie e-faktur pisemnie. Wystarczy więc ustna zgoda przyszłego odbiorcy i uregulowanie płatności wynikającej z pierwszej e-faktury. Aby nie pogubić się w dokumentacji elektronicznej, warto do e-faktur przyporządkowywać odpowiednie dla nich dokumenty uzupełniające, np. zamówienia, dokumenty transportowe czy dowody zapłaty.

Wystawianie e-faktur

Sprzedawca lub osoba upoważniona przez sprzedawcę do wystawiania faktur przesyła je lub udostępnia klientowi, zachowując przy tym e-fakturę w swojej dokumentacji. W sytuacji, gdy e-faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie fiskalnej, sprzedawca w swojej dokumentacji musi mieć też paragon z tej transakcji. Jednoczesne przesyłanie lub udostępnianie temu samemu odbiorcy więcej niż jednej faktury elektronicznej pozwala na podanie tylko raz danych wspólnych dla poszczególnych faktur, o ile dla każdej faktury wszystkie te dane są dostępne.

Sprawdzenie poprawności elektronicznego dokumentu

Poprawna e-faktura musi spełniać warunki autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności. Autentyczność oznacza pewność co do tożsamości wystawcy faktury. W celu zapewnienia autentyczności wykorzystuje się bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Faktura integralna zaś to taka faktura, która zawiera wszystkie wskazane ustawowo dane. Obowiązują tu takie same wymogi, jak w przypadku faktury papierowej – na e-fakturze znaleźć się powinny m.in. data wystawienia, numer faktury, data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi czy otrzymania zapłaty, imiona i nazwiska sprzedającego i nabywcy, numery NIP, nazwa, ilość i cena towaru czy usługi oraz stawka podatku.

Katarzyna Miazek, Tax Care
Dominik Mędrzycki,  księgowy Tax Care