Organizatorzy eventów stawiają na online także po pandemii

W raporcie „Digital Event” została przedstawiona perspektywa organizatorów wydarzeń po stronie zleceniodawcy, którzy w ramach badania podsumowali mijający rok pod kątem działań eventowych, a także odnieśli się do planów na przyszłość.

Wynika z niego, że aż blisko 90 proc. badanych rozważa w swoich planach wpisanie formatu eventów online w ramach strategii działań w przyszłości – nawet w przypadku zniesienia obostrzeń i powrotu tradycyjnych wydarzeń. W ubiegłym roku aż 80 proc. badanych bało udział w organizacji eventów online w swojej firmie.

Według raportu większość, bo 80 proc. pytanych, w przyszłości skłania się do wykorzystywania obu formuł – online i offline, a 10 proc. zdecyduje się je łączyć (formuła hybrydowa). Zaledwie 9 proc. badanych chciałoby organizować jedynie eventy offline.

- Z perspektywy globalnej organizacja eventów hybrydowych jest dużym wyzwaniem. Bardzo trudno jest połączyć te dwie formuły i zrobić to w sposób profesjonalny i dostarczyć odpowiednią jakość, nie wspominając już o skorelowaniu stref czasowych. Natomiast, kiedy rozdzieliliśmy eventy online i offline, dopasowaliśmy do nich grupy docelowe oraz wyciągnęliśmy wnioski z organizacji wydarzeń w obu formatach, okazało się, że nasz kalendarz eventowy jest bardzo przejrzysty - mówi Magdalena Gawlak, global marketing and communications manager, IPMA Global.

38 proc. firm eventowych może zawiesić lub zamknąć działalność

Eventy online to przyszłość

Jak pokazuje badanie, do wirtualnej rzeczywistości przeniosły się niemal wszystkie typy eventów, ale największą popularnością cieszyły się: webinary, szkolenia, konferencje i spotkania z kluczowymi klientami, co może skutkować pozostaniem tych eventów w formacie online, również po wygaszeniu pandemii.

Blisko 56 proc. respondentów chce spotkania o charakterze edukacyjnym na stałe przenieść do kanału online. Średnio dla jednej piątej badanych klientów event online jest narzędziem wystarczającym do realizacji zadań w komunikacji marketingowej.

Branża eventowa krytykuje decyzję rządu o odmrożeniu wydarzeń bez uprzedzenia

Agencje eventowe a wydarzenia online

Nowy format organizacji wydarzeń sprawił, że zmieniła się rola agencji eventowych. Eventy online dla większości klientów to nowa materia, z którą mierzą się często po raz pierwszy. Biorąc to pod uwagę, znamienita większość (92 proc.) mówi o zamiarze skorzystania z pomocy agencji, (47 proc. jest pewna) albo rozważa taką pomoc jako jedną z opcji (45 proc.). Jedynie 9 proc. pytanych osób zadeklarowało, że przy organizacji najbliższych wydarzeń online będzie polegać tylko na sobie i swoich kompetencjach.

Obecnie zleceniodawcy oczekują od agencji, aby te stały się hubami edukacyjnymi, które transferują wiedzę, inspirują, edukują na temat nowych technologii i w dużo większym stopniu niż dotychczas biorą na siebie odpowiedzialność za efekt końcowy wspólnych projektów.  

- Jesteśmy przekonani, że eventy online zostaną z nami na dłużej i będą współistnieć z eventami offline, a także - przynajmniej przez jakiś czas - również z eventami hybrydowymi. U progu sezonu letniego obserwujemy, podobnie jak rok temu, wzrost zainteresowania eventami offline wśród klientów. Nadal jednak znaczna część aktywności pozostaje w onlinie lub w formule hybrydowej. Nikt nie wie, jak sytuacja będzie wyglądała jesienią, a ostatnie miesiące nauczyły nas, że jedyną stałą w eventach od ponad roku jest… zmiana - podsumowuje Rafał Krawczuk, managing partner w Plej.

Badanie zostało przeprowadzone przez instytut badawczy ARC Rynek i Opinia. Założeniem twórców publikacji jest analiza formatu eventów online oraz przekazanie danych, które mogą być pomocne w planowaniu działań, jakie wiążą się z organizacją spotkań i wydarzeń, począwszy od strategii, na ewaluacji skończywszy. Raport został opracowany przez zespół prowadzony pod egidą portalu MeetingPlanner.pl, składający się z przedstawicieli agencji: BERM, CMA Events, El Padre, KDK Events, Live Age oraz Plej.