Co robić w razie awarii systemu e-faktur? "Wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne"

Od 1 stycznia 2024 r. przedsiębiorcy będą mieli obowiązek wystawiać faktury w Krajowym Systemie e-Faktur, w ramach którego będą przesyłane i gromadzone faktury VAT. Jednak, jak wskazało Ministerstwo Finansów w wyjaśnieniu przesłanym PAP, w razie awarii systemu, przedsiębiorca będzie wystawiał fakturę w wersji papierowej lub elektronicznej.

„Po zakończeniu awarii KSeF faktury wystawiane w tym okresie wystawca będzie miał obowiązek przesłać do KSeF w terminie do 7 dni od dnia zakończenia awarii KSeF, określonej w komunikacie zamieszczonym na BIP MF. Dopiero jeśli podatnik nie spełni ww. obowiązku organ podatkowy będzie mógł nałożyć, w drodze decyzji, na podatnika karę pieniężną. Jednocześnie należy zwrócić uwagę, że w pierwszym okresie stosowania KSeF – do końca czerwca 2024 r. – nie będą stosowane przepisy o karach” – podało Ministerstwo Finansów.

Skąd informacje o awarii

O awarii podatnicy będą informowani na stronie z Biuletynem Informacji Publicznej MF. Poza tym – jak zapowiedział resort finansów - zostanie przygotowany dodatkowy niezależny od KSeF interfejs informujący podatnika o awarii systemu. Programy księgowe podatników będą mogły się z nim zintegrować, aby automatycznie sprawdzać dostępność KSeF. W związku z tym podatnik będzie na bieżąco wiedział, kiedy zakończyła się awaria.

„W okresie awarii podatnik będzie stosował ten sam wzór faktury, który będzie stosowany powszechnie po wdrożeniu obligatoryjnego e-fakturowania. Wypełniony przez podatnika wzór faktury wraz z wprowadzoną w polu P_1 – datą wystawienia faktury będzie stanowił pełnoprawną fakturę, którą następnie podatnik jest zobowiązany przekazać nabywcy w sposób z nim uzgodniony” – wskazano w wyjaśnieniach MF.

Resort dodał, że polskie rozwiązanie w tym zakresie jest wzorowane na tych zastosowanych we Włoszech. Ich celem jest, aby KSeF działał w „sposób skuteczny i operatywny”, co wymaga, aby wszystkie wystawiane faktury znalazły swoje odzwierciedlenie w systemie KSeF – nawet w sytuacji przejściowej awarii systemu. MF wyjaśniło, że nie ma ryzyka, że w razie awarii systemu dojdzie do sytuacji, że jedna faktura będzie liczona podwójnie, bo data dokumentu przesłanego do systemu po awarii będzie inna niż data wystawienia dokumentu papierowego.

„W okresie awarii podatnik będzie stosował ten sam wzór faktury, który będzie stosowany powszechnie po wdrożeniu obligatoryjnego e-fakturowania. Wypełniony przez podatnika wzór faktury wraz z wprowadzoną w odpowiednim polu – datą wystawienia faktury będzie stanowił pełnoprawną fakturę, którą następnie podatnik jest zobowiązany przekazać nabywcy w sposób z nim uzgodniony. Natomiast przesłanie takiej faktury do KSeF będzie miało charakter tylko uzupełniający. KSeF będzie miał zapisaną datę awarii i tak przesłanej fakturze zostanie nadany numer KSeF z uwzględnieniem daty określonej przez podatnika (w odpowiednim polu struktury)” – podał resort finansów. Ministerstwo wskazało także, że nie będzie multiplikowania faktur w razie błędu oprogramowania, wskutek którego podatnik będzie wielokrotnie wysyłał ten sam dokument.

„(…) należy wskazać, że system działa transakcyjnie. Jeśli w odpowiedzi na wysyłkę pierwszej faktury integrowany system nie zweryfikuje statusu transakcji (odrzucony/przyjęcie), wysyłanie drugi raz tego samego dokumentu będzie błędem po stronie dostawcy oprogramowania, z którego korzysta podatnik. Aby usunąć taką możliwość zostaną wprowadzone stosowne mechanizmy blokowania duplikatów, np. w ramach jednej sesji” – dodało MF.